ERP Projekte sind unkompliziert und einfach? Lasst es uns rausfinden!
Es gibt verschiedene Gründe, warum Unternehmen ein ERP Projekt ins Leben rufen. Manchmal werden ERP Projekte von der IT und manchmal vom Business getrieben. Die Komplexität und Herausforderungen der ERP Projekte werden oft auf nur einen der beiden Bereiche reduziert – fälschlicherweise. Aus Sicht der IT haben ERP Projekte Auswirkungen auf die IT-Landschaft, Technologien und Programmierkenntnisse, sowie Schnittstellen, Datenmigration, Data warehouse und IT-Betrieb und Support. Aus Sicht des Business haben ERP Systeme Auswirkungen auf die Prozesse, Customizing, Usability, Benutzerzufriedenheit und häufig nicht erfüllten Anforderungen.
ERP Projekte sind deshalb weder reine IT noch reine Business Projekte. Sie erfordern viel Wissen in Technologie, Fachbereiche, Projektmanagement, um erfolgreich bewältigt zu werden. Dies zeigt, dass ERP Projekte viele Facetten haben und es nicht einfach ist diese zu meistern. Alle ERP Projekte haben eine Gemeinsamkeit: Sie fangen damit an das ERP System, den Implementierungspartner, die Projektmethodik und die Projektleitung auszuwählen. Da all diese Faktoren entscheidend sind für den Projekterfolg, werden wir diese in diesem Artikel näher betrachten und worauf es dabei ankommt.
Wenn man sich heute ERP Projekte ansieht, dann setzen viele Kunden diese in einem Wasserfallprojekt um. Viele Implementierungspartner schreiben auch ihre Angebote auf diese Art und Weise. Diese Vorgehensweise mag einfach sein für Aufwand- und Kostenschätzungen und sie erlauben einen einfachen Vergleich für den Kunden zwischen mehreren Angeboten, da Zeitplan und Umfang fix sind, aber diese Vorgehensweise hat mehrere Nachteile. Im Vergleich zu agilen Vorgehensweisen muss man lange auf Benutzerrückmeldung und Testergebnisse warten. Ausserdem setzen traditionelle Methoden auf die Erfüllung von Verträgen und nicht auf Benutzerakzeptanz. Dies führt häufig zu Streitigkeiten, da Entwicklungen basierend auf veralteten und unpräzisen Anforderungen umgesetzt und spät entdeckt wurden.
Da die Benutzer das ERP System häufig überhaupt nicht kennen, sind sie oft skeptisch oder aufgeregt am Anfang. Dies resultiert oft in Frustration, wenn sie das System zum ersten Mal sehen und nicht verstehen, wie es funktioniert oder warum es nicht so funktioniert wie erwartet. Um dies zu vermeiden, gibt es agile Ansätze, wie z.B. SAP ACTIVATE, welches u.a. SCRUM beinhaltet, für schnellere Benutzerrückmeldung. Obwohl agile Methoden mehr und mehr an Beliebtheit und Verbreitung gewinnen, setzen viele Kunden und Projektmanager*innen auf traditionelle Vorgehensweisen und haben agiles Denken nicht verinnerlicht. Sie denken entweder in wasserfallbasierten Szenarien oder haben keine ERP Projekterfahrung. Dadurch verursachen sie typische Fehler, wie z.B. unrealistische Planung, fehlende Aufgaben, zu aggressive Aufwandsschätzungen, falsches Team Setup oder unklare Verantwortlichkeiten.
Interessanterweise werden ERP Projekte auch unterschiedlich in verschiedenen Industrien gehandhabt. Im Schweizer öffentlichen Sektor wird grundsätzlich immer HERMES als Projektmethode verwendet. Innerhalb von HERMES gibt es verschiedene Projekttypen/Szenarien. ERP Projekte werden häufig als das Szenario «IT-Standardanwendung» betrachtet. Dies mag technisch korrekt sein und auch obwohl HERMES eine bewährte Methodik ist, beinhaltet es nicht ERP-spezifische Aufgaben, wie z.B. fit-gap Workshops und weist somit Schwächen auf. HERMES bietet auch agile Varianten, jedoch nutzen Kunden überwiegend die traditionelle Version mit den genannten Schwächen. Im öffentlichen Sektor ist HERMES dennoch häufig vertreten und wird weiterverwendet.
Andere Branchen und Unternehmen haben ihre eigene Projektmethodik, die ihre eigenen Aufgaben und Arbeitsergebnisse haben. Diese Projektmethodiken sind jedoch nicht mit ERP Projekten oder ERP-spezifischen Vorgehensweisen kompatibel. Sie sind häufig verpflichtend in diesen Unternehmen aber nicht für ERP Projekte geeignet.
Aus Sicht der ERP Hersteller gibt es eigene Methodiken, wie sie z.B. bei SAP vorzufinden sind. SAP bietet mit SAP ACTIVATE ein eigenes Framework mit Projektplänen, Aufgaben und zusätzlichen Tools zur Unterstützung an. SAP ACTIVATE kann an das jeweilige Unternehmen und Projekt spezifisch angepasst werden. Obwohl Projektpläne etc. bereitgestellt werden, fehlen allgemeine und Herstellerunabhängige Aufgaben, die man wiederum in HERMES findet: Eine Vorgehensweise, um überhaupt das richtige ERP System zu finden, was bei HERMES in der Initialisierungsphase vorgesehen ist. Aus Sicht der ERP Hersteller sind solche Fragestellungen nicht vorrangig und sie gehen davon aus, dass ihr System das richtige ist.
Das richtige ERP System und den richtigen Implementierungspartner zu finden, sind einmalige Herausforderungen und gehören nicht zum Tagesgeschäft. Viele Unternehmen haben hier keine Erfahrung und unterschätzen diesen Aufwand. Es hört sich trivial an aber dieses Problem ist für Kunden schwer lösbar, da sie weder eine Übersicht über den Markt an ERP Systemen haben oder schnell voreingenommen sind durch Marketing Slides oder Versprechungen von ERP Anbietern, die nicht im Detail geprüft wurden.
Zusätzlich unterschätzen viele Unternehmen weitere wichtige Faktoren, wie z.B. funktionale Tiefe, Datensicherheit, Konnektivität, Migrationsmöglichkeiten und Aufwände, zukünftige Roadmaps, Support und SLAs sowie Erweiterungs- und Customizingmöglichkeiten sowie die richtige Priorisierung dieser Faktoren. Als Ergebnis werden Entscheidungen zu schnell getroffen oder man ist voreingenommen ohne Fakten oder rationale Gedankengänge getroffen zu haben. Bevor ein ERP System eingeführt wird, ist eine strukturierte und nachhaltige Vorgehensweise nötig, um das beste ERP System und den richtigen Implementierungspartner zu finden.
Ausserdem vertrauen viele Kunden blind einem Implementierungspartner und haben häufig Schwierigkeiten die Tätigkeiten und Arbeitsergebnisse zu kontrollieren und den tatsächlichen Fortschritt des Projekts zu ermitteln. Der Implementierungspartner stellt häufig den Gesamtprojektleiter. Diese kritische Position ist verantwortlich für Projektpläne, Status Reports und die Überwachung von Risiken und Probleme, zu Gunsten des Implementierungspartners.
Vertrauen ist wichtig, aber es muss dennoch verifiziert, idealerweise durch einen weiteren Projektleiter auf Kundenseite, welcher als Gegenspieler agiert zum Projektleiter auf Seite des Implementierungspartners. Der Gegenspieler kann Probleme, Risiken und die Qualität objektiv prüfen und klare Verantwortlichkeiten sowie Zusagen einfordern. Diese Rolle ist in ERP Projekten sogar noch wichtiger, da es viele verschiedene Anbieter gibt, z.B. für Migration und Schnittstellen sowie Drittanbietersysteme. Jeder dieser Anbieter fokussiert sich nur auf seine eigenen Tätigkeiten. Es ist dabei wichtig, dass jemand das grosse Ganze im Überblick hat und sich mit den Lieferanten und den Anteilseignern abstimmt.
Eraneos ist ein ERP unabhängiges Beratungshaus und berät Kunden bei komplexen ERP Projekten und unterstützt bei der Auswahl des richtigen ERP Systems und Implementierungspartners. Wir haben viel Erfahrung bei ERP Projekten und IT-Projektmanagement und kennen diverse Projektmethoden und Vorgehensweisen. Als neutrales Beratungshaus suchen wir nach der besten Lösung für unsere Kunden. Wir fokussieren uns nicht vorab auf ein ERP System oder einen Implementierungspartner. Eraneos verkauft keine Lizenzen und wir vertreten keine Implementierungspartner.
Unsere Empfehlungen basieren auf Fakten und sind objektiv. Wir bauen Vertrauen auf zu unseren Kunden und möchten sie bei ihren Zielen als neutraler Partner unterstützen. Unser Ansatz erhöht die Benutzerzufriedenheit, erfüllt die Kundenanforderungen und den allgemeinen Projekterfolg.
Wir können Risiken und Probleme frühzeitig aufzeigen und bei ERP Projekten transparent darstellen, welche unsere Kunden oder Implementierungspartner nicht auf Anhieb sehen. Wir können auf Kundenseite das Projektmanagement bereitstellen und somit ein Gegenspieler/Kontrollinstanz zum Implementierungspartner sein und die Einhaltung von Meilensteinen und Aufgaben sicherstellen.
Wir haben agiles Denken verinnerlicht und wir verbinden Geschäftsprozesse mit Benutzererwartungen und Erfahrungen so früh wie möglich, um die Benutzerakzeptanz sicherzustellen. Aufgrund unserer Projektmanagementkompetenz können wir Projektmethoden an unsere Kunden und ihre Projekte anpassen und den Erfolg von ERP Projekten sicherstellen.
Zusätzlich zum Projektmanagement können wir auch andere Rollen und Fähigkeiten in ERP Projekten einbringen, wie z.B. Testmanagement, Cut-over Planung und Ausführung, Migrationsmanagement, Datenbereinigung, Berechtigungen, IT-Architektur und Prozesskompetenz für diverse Industrien. In ERP Projekten integrieren wir uns, um mit dem Kunden und seinen Lieferanten klare Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Zeitpläne und Projekterfolgskriterien sicherzustellen. Wir führen ein professionelles Stakeholdermanagement und setzen auf Teamwork und konstruktiver Lösungsfindung.
Wir haben zertifizierte ERP-Berater in HERMES und SAP Activate und wir bieten ebenso Projekttemplates und eine grosse Projektmanagementcommunity, um unsere Kunden optimal zu unterstützen. Neben den klassischen Erfolgsfaktoren, wie Budget, Zeit, und Qualität, fokussieren wir uns auch auf Benutzerakzeptanz und Kundenzufriedenheit für den Projekterfolg.
Aufgrund unserer grossen ERP Community und unseren Near-shore Implementierungspartnern, sind wir auch in der Lage grosse ERP Systeme/Projekte zu customizen und zu implementieren. Eraneos würde hierbei als Hauptlieferant für unsere Kunden agieren. Eraneos wäre der Hauptansprechpartner für unsere Kunden und wir würden auch das Projektmanagement übernehmen auf Lieferantenseite. Unsere Kunden würden selbst einen Projektmanager stellen. Diese Projektorganisation hat den Vorteil, dass unsere Kunden von grosser Projektmanagementerfahrung profitieren, breite technische und fachliche Kompetenz erhalten, hohe Ressourcenkapazitäten bekommen und eine effiziente Kommunikation in Muttersprache zu einem günstigen Preispunkt zu erhalten.
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Das Eraneos E-Paper zur erfolgreichen Einführung von Microsoft Teams innerhalb der Eraneos Group.
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